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财务报销制度管理办法

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财务报销制度管理办法
第一章、总则 第一条、为进一步强化公司财务管理,完善财务管理制度,合 理控制费用支出,规范公司的会计核算工作和财务报销行为,使公司 财务管理制度化、规范化和可控性,发挥财务在公司生产经营管理中 的作用,以保障提高公司的经济效益,依据总公司制定的《公司财务 审批权限暂行规定》 ,特制定本制度。 第二条、 凡涉及公司日常物资(包括零星材料、辅助材料、设 备配件、固定资产、低值易耗品、办公用具、设备仪器及工具等)采 购、税费支出、日常办公费用、招待费用、差旅费用、车辆费用、职 工劳保及福利费用以及其他涉及费用支出项目的报销均按此制度要 求执行。 第三条、 本制度适用公司全体员工。 第二章、借款及预付款管理规定 第四条、借款是指公司员工因公务需要的临时性借款;预付款是 指因公司业务需要,需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支 付的款项。 第五条、借款管理规定 (一) 、出差借款:出差人员凭审批后的《出差预先审批单》按借 款审批流程和审批权限办理借款, 出差返回 5 个工作日内办理报销还 款手续。 (二) 、日常物资采购借款:凡涉及公司日常物资采购借款,业

务经办人员凭审批后的《零星物资材料采购比质比价单》按借款审批 流程和审批权限办理借款; 公司日常零星物资采购单项业务超过 500 元以上的支出原则上需以银行转账支付,不得用现金支付。 (四) 、其他临时借款:凡涉及公司费用性其他支出项目(如日常 办公费用、招待费用、车辆费用等) ,业务经办人员凭审批后的《资 金使用申请单》按借款审批流程和审批权限办理借款;业务经办人员 在业务办理完毕后应及时报帐, 除周转金外其他借款原则上在结清前 帐后方可办理借款。 (五) 、各项借款金额超过 3000 元应提前一天通知财务室备款。 否则,财务室有权拒付超出借款金额。 第六条、预付款管理规定 (一) 、各项工程预付款:凡涉及公司固定资产(房屋建筑物、 机器设备、工具等)建设、安装、维修等需要支付预付款,由业务经 办人员依据合同规定的付款方式及金额填写《资金使用付款申请单》 按审批程序批准后办理付款手续。 (二) 日常零星物资、 、 材料采购预付款: 凡涉及公司各项物资、 材料采购需要提前预付货款由业务经办人员依据《物资供应采购合 同》和《零星物资材料采购比质比价单》按借款审批流程和审批权限 办理预付款手续。 (三) 、办理公司各项预付款时,业务经办人员必须向财务室提 供审批的“专项合同或协议”和《资金使用付款申请单》或《零星物 资材料采购比质比价单》后,方可办理预付款支付手续,预付的金额

不得超出合同规定的金额, 财务人员要与经济合同核对后, 方可支付。 (四) 、公司各项预付款的支付原则上使用银行转账方式支付, 若因特殊原因需要现金支付必须经总会计师和总经理批准。 第七条、借款及预付款流程 (一) 、借款人凭审核批准的资金使用计划单(出差预先审批单 或资金使用申请单、资金使用付款申请单、零星物资材料采购比质比 价单等) 填写公司统一印制的 《借款单》 注明借款事由、 借款金额 (大 小写须完全一致,不得涂改)、支票或现金。 (二)、审批流程:主管经理审核签字→总会计师复核→总经 理审批。 (三)、财务付款:会计依据审批后的借款单编制会计凭证→ 总会计师审核→借款人在会计凭证上签字确认→出纳依据会计凭证 付款。 第八条、借款及预付款审批权限 (一)、因公司业务借款在 1 万元(含 1 万元)以下由主管副经 理审核,总会计师复核,总经理批准。 (二)、因公司业务借款在 1 万元以上和员工私人性借款由主管 副经理审核,由总会计师、总经理双签审批。 (三)、公司所有借款须经总会计师在会计凭证审核批准。 第八条、凡涉及公司经济业务需要领用空白转账支票的,由财 务人员在支票存根上写明日期、用途及限额后,由业务经办人员在支 票存根上和《支票领用登记表》上签收;支付时必须完整填写支付日

期、用途及大小写金额并及时告知财务人员具体付款日期和金额;任 何人不得将空白支票交给其他单位或个人, 作废支票要及时交回财务 室留存。遗失支票,领取人必须在第一时间告知财务室并按规定和程 序办理挂失手续,若遗失支票已被支付,领取人要按全额赔偿已支付 金额。 第九条、公司所有借款及预付款,原则上必须在前帐结清之后 方可再借付,确因业务需要而来不及结清前帐,必须以书面形式告知 财务室,经总会计师审核同意后方可再借付。 第十条、公司业务经办人员必须在单项借款业务办理完毕后按 五个工作日内凭有效票据报销并结清借款或预付款; 凡无理由未按规 定期限报销者依据实际超出天数按当期银行贷款利息加罚滞纳金; 凡 超过两个月不结账者,一律不予报销,财务室有权从其本人工资中扣 除借款或预付款。 第三章、公司费用报销规定及流程 第十一条、费用报销的控制原则:实行计划管理、分级负责、 层层把关。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性、合理 性的一级审查;由财务会计和财务负责人对报销票据的合法性、可行 性及合理性进行二级审查;由总会计师和总经理进行最后的审核批 准;超出总经理审批权限的由集团公司总会计师或总经理批准。 第十二条、公司费用报销规定 (一)公司一切费用支出必须按先申请.后办理的原则进行, 、

对未进行申请、审批的一切费用开支不予报销,特殊情况必须经

总会计师和总经理批准。
(二) 公司所有费用支出报销原则上依据总会计师审核总经理 、

批准的资金限额凭有效票据实报实销;报销人员所报销的费用支 出必须真实.合规,严禁和杜绝弄虚作假行为。 (三)、报销人员必须凭真实.合规.有效的原始凭证报销, 所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据并要填写完整.数 字清楚,严禁和杜绝白条入帐和费用支出项目与所附票据不符以 及其他违规行为。 (四)、报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整 理、 粘贴并按规定和要求填写费用报销凭证,待逐级审核批准后, 方可报销。 (五)、费用发生过程中,原则上必需由两人或两人以上同时
参与或执行,并互相监督和共同承担相关责任; (六) 、报销当事人应在费用发生过程中充分取得费用的相关单 据,如:合约或协议、合法的票据等,如因未能取得合法(被税务机 关认可)的票据而遭受财务人员剔除的部分支出,原则上不予报销, 由当事人自行负责。 (七) 、费用发生完毕后,当事人应及时将收集到的费用单据加 以整理归类,采用公司统一印制的“费用报销单”规范粘贴,粘贴过程 中应区别费用性质(如:交通费、住宿费、餐饮费、招待费、办公费、 日常物品采购费等;车辆费用按养路费、加油费、保养费、过路过桥 费、停车费等; )分类粘贴,便于归类计算和整理。 (八) 报销当事人在填写“费用报销单”时,应遵照“实事求是、 、 准确无误”的原则,将费用的发生原因、发生金额、发生时间等要素

填写齐全,并签署自己的名字, “费用报销单”的填写一律不允许涂 改,尤其是费用金额,并要保证费用金额的大、小写必须一致,否则 无效。 第十二条、费用报销流程 (一) 、公司所有资金支出报销按报销人整理报销单据并填写对 应费用报销单→ 须办理资金申请或出入库手续的应附批准后的资金 申请单或物资验收单和出入库单→部门经理审核签字→主管经理核 实→财务会计复核→总会计师核准→总经理审批→到出纳处报销的 程序办理。 (二) 、报销人应将填写完整、附件齐全的“费用报销单”和已经审 批过的“用款申请单”一起送交本部门负责人和主管经理进行审核,部 门负责人和主管经理应重点对费用发生的真实性、 费用预算金额与实 际金额的差异合理性进行审查,审查无异议后,应在“费用报销单”上 签署审核意见并签名。 (三) 、报销当事人将取得经过本部门负责人审批签署后的“费用 报销单”以及原审批的“用款申请单”送交财务会计和总会计师进行审 核,财务会计应重点对“费用报销单”后所附的原始发票和单据进行合 法性及费用金额的计算进行复核, 总会计师应对费用报销的必要性和 有关财务制度及财经纪律规范性进行审查以及费用金额的计算进行 稽查; (四) 、报销当事人将取得本部门负责人、主管经理、财务会计、 总会计师审批签署后的“费用报销单”以及原审批的“用款申请单”一 起,通过公司内部单据传递程序报送到公司总经理处,由总经理进行 最后的审查和审批。总经理一般仅从“费用报销单”的形式要素上进行

审查,看报销审批程序和相关人员的签字是否齐全、字迹是否真实。 总经理审查无异议后,在“费用报销单”上签署审批意见并签名;公司 总经理对公司所有资金支出的报销有审核批准权利并承担相应责任。 (五) 、报销当事人取得审批齐全的“费用报销单”以及“用款申请 单”后,应在2天之内送交财务部门,办理报销手续,出纳人员应对“费 用报销单”和会计凭证进行审核,重点看报销单是否有涂改、费用的 计算是否正确、后附的发票是否齐全合法,审批手续是否齐备。出纳 人员在审核无误后方能付款。 (六) 、公司所有资金支出报销必须由公司总会计师在会计凭证 上审核签字。 第三章、日常费用报销规定 第十三条、公司日常费用主要包括差旅费、电话费、办公费、低 值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。在一个预算 期间内,各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 第十四条、差旅费报销规定 (一)、差旅费报销标准按集团总公司2009年7月1日制定的《差 旅费管理办法》执行。 (二)、差旅费报销的一般规定: 1、拟出差人员首先填写《出差申请单》 ,详细注明出差地点、 目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等,并按审批程序和 权限进行报批。 2、出差人员将审批过的《出差申请单》交财务室,按借款管理 规定办理借款手续,出纳按规定支付所借款项。 2、出差人员应在出差归来五个工作日(以报销原始票据日期为

准)内办理报销事宜,根据差旅费用标准填写《差旅费报销单》 ,并 按审批程序和权限进行费用报销,结清借款。 3、出差人员借款原则上前款不清不再预借差旅费。 第十四条、电话费报销规定 (一)、电话费报销标准 1、公司为管理人员提供工作必须的固定电话,并由公司统一支 付话费。公司办公电话原则上严禁员工在*嗥诩浯蛩饺说缁啊 2、 公司办公电话费及网络使用费依据办公室核定的各职能部门电 话费标准进行交纳和报销。 3、移动通讯费:为了兼顾效率与公*的原则,员工的手机费用的 报销采用与岗位相关制,即依据不同岗位,根据员工工作性质和职位 不同设定不同的报销标准, 具体标准按集团总公司 2009 年 7 月 1 日制 定的《差旅费管理办法》第九条“通讯费用”有关规定的执行。 (二) 、电话费报销的一般规定 1、公司固定电话费由办公室指定专人按日常费用审批程序及报 销流程办理报销手续, 若遇电话费异常变动情况应到通讯部门查明原 因,特殊情况报总会计师和总经理批示处理办理。 2、员工手机话费在一个年度内(上年 12 月至当年 11 月)按季度 报销,在报销期内可随时报销,报销标准可“以丰补欠” ,超过报销 期限不予报销。 第十五条、业务招待费报销规定 (一) 招待费是指公司管理人员及各职能部门在业务往来中招 、 待有关人员所发生的餐费、礼品费及其他相关费用,招待费报销原则

上实行“事前申请,确认标准,按标准报销”的控制程序,对超出标 准的招待费公司不予报销,由经办当事人承担。 (二) 、公司所有招待必须填写《招待费用申请表》,经逐级批准 后,方可办理。特别情况,在外办事期间需发生招待而无法填写《招 待费用申请表》,需电话请示并做好备注,在发生招待次日补齐手续。 所有招待必须在申请表写明真实宴请人员和陪同人员姓名、时间、事 因、电话。招待费用凭《招待费用申请表》和发票报销,并由经办人 及证明人在该张发票背后签字。无审批《招待费用申请表》的或发票 背面无经办人和证明人同时签字的不予报销。 (三) 、为了规范招待费的支出,各职能部门当月累计发生的业务 招待费用,不得超出当月预算指标,超预算总额的开支需按预算管理 制度报批后方可开支。 (四) 、所涉及购买招待礼品、招待日常用品(招待烟、茶以及其 他招待用品)等按物品申购程序办理;统一购买,按需领用。 (五)、需签字欠帐的招待费(餐费及临时性住房等)经办当事 人必须在欠帐明细单上注明时间、事由、招待单位或个人名称、金额 等。 (六)、公司内部人员来往费用不在招待费列支。 (七)、各级管理人员业务招待费开支标准 1、副总经理级以上的业务招待费按预算指标控制开支; 2、一般工作及业务招待用餐每人不得超过 50 元; 3、一般工作及业务招待住宿标准为标准(普通)双人房。

4、超出以上招待标准由总会计师审核总经理批准报销。 (八)、公司发生的所有招待费原则上须在发生的(出差发生的 招待费以出差归来之日)五日内回单报销,否则,财务室有权拒绝报 销。 第十五条、办公费、低值易耗品等报销规定 (一) 一般管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司 、 办公室统一计划管理,集中购置,并指定专人负责。 (二) 公司办公室每月根据需求及库存情况按预算管理办法编 、 制购置预算,实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 (三)、办公用品及低值易耗品的购置由办公室按计划统一购 买,并建立实物帐,详细登记办公用品的进、出情况。报销办公用品 必须有正式发票,并附有供货单位加盖*的出货单或电脑小票。 第十六条、车辆费用报销规定 (一) 、车辆费用是指公司车辆工作过程中发生的油料费、过桥 费、停车费、维修费、养 路费、检车费、保险费及车辆肇事应由公 司负担的费用等。 (二) 、车辆费用的管理实行单车核定费用的办法。由办公室和财 务室负责核定单车费用标准,经批准后执行,同时将车辆费用标准报 财务部一份备案; (三) 、车辆油料由办公室统一预算、计划、购置,依据单车油 耗标准发放加油票,并进行登记、考核和管理。 (四) 、公司驾驶人员因工作需要(长途出差或其他特殊情况)

用现金加油者应事先争得办公室主任同意并有随同人员在加油票上 签字证明方可报销,否则加油费不予报销,由驾驶员个人承担。 (五) 、驾驶员登记用车情况台账,详细记录用车人、起止时间、 起止地点、发生的路桥费、汽油费、维修费 、停车费,并要求用车人 签名及注明部门、项目。几人一起用车的,按受益原则分摊项目、部 门费用。用车情况台账经总经办审核后方可报销相关费用。 (六)、汽车每年一次性必须支出的费用,如:年保险费、车船 使用税、年审费、检测费等统一由办公室按报销程序和审批权限统一 办理报销。 (七)、车辆定点维修厂的维修费,报销时要附上具体维修项目 明细单; 车辆外出临时加油和维修发生的费用报销时除提供有效凭证 外,用车人必须在发生费用当天在发票上签字,否则不予报销。 (八)、车辆外出发生的路桥费、停车费,用车人必须当天在每 张发票上签字,以防忘记,驾驶员单个外出所发生的路桥费、停车费 等驾驶员外出归来由办公室主任依据派车单签字证明,否则不予报 销。 (九)、各辆汽车所需零星购买的机油、配件、工具备件、清洁 用品等,驾驶员应先向本单位主管车辆的负责人提出申请,经批准后 才能购买,否则不应予以报销。 (十)、车辆外出发生的洗车费(即车辆美容费)不给予报销; 因车辆违章的罚款、拖车费、保管费,一律由驾驶员本人负责。 第十七条、工薪福利及相关费用支出制度及流程:工薪福利及

相关费用支出依据集团公司薪酬管理规定及流程执行。 第十八条、日常物品采购费用报销 (一) 、日常物品采购费用支出是指因采购零星材料、机械设备配 件、劳保福利性用品及办公设施用品等所发生的费用支出。 (二) 、公司所有物品采购必须填写统一印制的“物品申购单” , 经部门负责人和主管经理签字确认后报总会计师审核, 并经总经理批 准后,方可办理。 (三) 、申购当事人将批准的“物品申购单”一式两份分别递交至 公司采购人员和公司比质比价人员进行采购询价和比质比价, 由公司 采购比质比价小组对询价及比质比价结果进行分析确认。 (四) 公司采购人员依据经比质比价小组确认的比质比价单进行 、 物品采购,并按规定程序办理物品验收和入库手续。 (五) 物品采购后采购人员必须及时办理物品验收及入库手续, 、 所购物品发票和物品验收单及入库单以及物品申购单一并作为报销 原始票据,在三个工作日内按报销程序办理报销手续;若有特殊情况 不能在规定期限内报销应及时以书面形式向财务人员说明情况, 否则 财务人员有权拒绝报销。 第十九条、燃料及动力费用报销规定 (一) 公司所发生的燃料及动力费用统一由调度室依据定额规定按 日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。

(二) 、生产用煤的验收按《陕西北方民爆集团大宗材料集中管 理暂行办法》有关规定执行。 第四章、专项支出财务报销规定 第二十条、专项支出主要包括公司固定资产支出、咨询顾问费 用、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第二十条、专项资金支出报销的一般规定 (一) 、公司固定资产支出(包括大修理支出)依据《陕西北方 民爆集团财务审批权限暂行规定》有关规定执行。 (二) 公司所发生的一切咨询顾问费用必须经总会计师审核总 、 经理批准,否则一律不予报销。 (三) 、工程安装施工费、广告宣传活动费及其他专项费用等报 销由职能部门提出资金预算待逐级审批后按合同或协议审批权限签 订“专项”合同或协议,并按日常费用报销程序和审批权限办理报销 手续。 (四) 、公司专项资金支出报销必须附正规发票、各项验收单、 “专项” 合同或协议, 财务人员依据合同或协议之约定办理付款手续。 第五章、其他费用的报销 第二十一条、其他费用是指公司因工作需要而发生,并且上述

条款不包括的费用。 第二十二条、其他费用的报销必须坚持“先申请,后办理,再 报销”的原则,按日常费用报销程序和审批权限办理报销手续。 第六章、财务报销原始凭证的规定 第二十三条、原始凭证的审核

(一) 、各项报销的原始凭证,经各部门经理和主管经理审 核签字后,报财务审查其合法性并送公司总经理批准。 ( 二) 、原始凭证应具备的内容: 1、原始凭证名称; 2、填制凭证的日期; 3、填制凭证单位的名称或填制人的姓名; 4、 经办人的签名或盖单; 5、接受凭证的单位名称; 6、经济业务的内容; 7、数量、单价和金额; 8、各种发票、收据必须符合《中华人民共和国发票管理办 法》 和实施细则的规定。从外单位取得的原始凭证必须盖有填 制单位的*,从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名 或 盖单;对外开出的原始凭证,必须加盖单位*,其中办理

收款业务的要加盖本单位财务专用单。
第二十四条、对原始凭证的技术性要求:

1. 凡填有大小写金额的原始凭证,大写与小写必须相符。 2. 购买实物的原始凭证,必须有手续完备的验收证明。需入 库的 物资,必须填写出入库验收单,由实物保管人员按计划或 合同验收后, 在验收单上填写实收数额并签章。 不需入库的物资, 除经办人在凭证上签章外, 必须交给实物保管人员或使用人员进行 验收,并在凭证上签章。 3. 支付款项的原始凭证, 必须有收款单位或个人的收款证明 以及签字,有审批人签字,并有付款的依据。 4. 职工因公出差借款的借据,必须附在记账凭证上。收回款 项时应另开收据,不得退还原借款借据。 5. 预付性汇款,由经办人填制付款申请单,作为原始凭证, 不得以汇款回单代替。 6. 属于现金发放性质的原始凭证,原则上应由本人领取签 名。有委托他人代领的,由代领人签名;由一人代领多人的,须 逐个签章,不得通栏划大括号签一个章。 7. 自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算清楚。如计提 折旧、职工福利基金等,要列名称、计提基数、提取率、提取额 等。分配工资及费用时,要列分配标准、分配率、分配额。 8. 凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不 符者, 应予退回或重新补正。

第七章 、附则 第二十五条、本制度未涉及事项,暂按总会计师或总经理的意 见核定报销,之后由财务室对该制度进行补充及完善。 第二十六条、本制度解释权归公司财务部。 第二十六条本制度自发布之日起执行。



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